Hilfe zu NeXtFile

Häufige Aufgaben

Einen Link teilen

1. Im Browser mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner klicken und „Teilen …“ wählen.
2. Unter „Wer den Link hat, darf …“ wählen: „Nur ansehen“, „Ansehen und herunterladen“ oder „Bearbeiten (auch hochladen)“.
3. Auf Wunsch „Gültig bis“ und ein Passwort festlegen.
4. Auf „Link erstellen“ klicken. Der Link ist danach gleich kopiert.
5. Weitergeben: einfügen, über das Symbol „QR-Code“ zeigen oder mit „Per E-Mail senden“ verschicken, wenn der Knopf da ist.

Jeder mit dem Link kommt nur an genau diesen Eintrag. Mit „Ändern“ und „Löschen“ passt Du Links jederzeit an.

Ein neuer Link ist zuerst „nur ansehen“ und läuft nach 7 Tagen ab. Bevor er entsteht, siehst Du in einem Satz, was er kann. Willst Du mehr erlauben, stellst Du es vorher ein.

Am Windows-PC geht es auch im Explorer: Rechtsklick auf die Datei, dann „NeXtFile“ › „Teilen …“. Unter Windows 11 steht „NeXtFile“ unter „Weitere Optionen anzeigen“.

Dateien einsammeln mit einer Datei-Anfrage

1. Im Browser mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und „Teilen …“ wählen.
2. Oben „Datei-Anfrage“ statt „Link“ wählen.
3. Auf „Link erstellen“ klicken und den Link weitergeben.

Wer den Link hat, kann nur hochladen.

Personen einladen und Rechte vergeben

Das geht im Browser und nur für Admins des Servers.

1. Links „Benutzer“ öffnen und auf „Person“ klicken.
2. Anzeigename, Benutzername und am besten die E-Mail-Adresse eingeben, dann „Hinzufügen“.
3. Die Einladung erscheint: mit „Kopieren“ weitergeben oder den QR-Code scannen lassen. Mit E-Mail-Adresse geht sie auch per Mail raus.
4. Rechte vergeben: Rechtsklick auf einen Ordner und „Wer darf hier was? …“ wählen – oder im Fenster „Teilen …“ unter „Personen mit Zugriff“.

Die Stufen: „Ansehen (nur Vorschau)“, „Lesen“, „Hochladen (nur neu anlegen)“, „Schreiben“ und „Verwalten (auch teilen und Rechte vergeben)“. Ein Recht gilt für den Ordner und alles darin.

Wer darf teilen und herunterladen?

• „Ansehen (nur Vorschau)“: Die Person sieht Dateien und Dokumente nur in der Vorschau. Herunterladen, ZIP, E-Mail, Drucken und Kopieren gehen nicht, auch nicht in NeXtDMS.
• Ab „Lesen“ darf sie herunterladen und öffnen.
• Öffentliche Links legt nur an, wer den Ordner verwalten darf oder vom Admin „darf Links erstellen“ bekommen hat.
• Verliert jemand dieses Recht, ruhen seine Links, bis er es wieder hat. Gelöscht wird dabei nichts.

Anmeldung mit Code einschalten

Mit einem Code aus einer Code-App auf dem Handy ist Dein Benutzer am Server noch besser geschützt.

1. Im Browser links „Mein Konto“ öffnen und bei „Anmeldung mit Code“ auf „Anmeldung mit Code einrichten“ klicken.
2. Den QR-Code mit Deiner Code-App scannen. Geht das nicht: „Kein Scannen möglich? Schlüssel abtippen“.
3. Den 6-stelligen „Code aus der App“ und Dein Passwort eingeben.
4. Die Notfall-Codes, die danach erscheinen, ausdrucken oder abschreiben und gut aufheben. Jeder gilt einmal, falls das Handy weg ist.

Neues Handy: unter „Anmeldung mit Code“ auf „Neues Handy einrichten“ klicken. Ein Admin kann den Code für eine Person zurücksetzen.

Ordner eines PCs für Deine anderen Geräte

1. Im NeXtFile Client links „Ordner sichern“ öffnen und auf „Ordner hinzufügen“ klicken.
2. Den Ordner oder das Laufwerk auf diesem PC wählen.
3. Bei „Art“ wählen: „Sichern“ lädt nur hoch. „Für andere bereitstellen“ gleicht in beide Richtungen ab – Deine anderen Geräte sehen den Ordner unter „Geräte“.
4. Auf „Verbinden“ klicken.

Der Inhalt liegt dabei zusätzlich auf dem Server.

Andere Programme über WebDAV verbinden

Programme und Geräte, die WebDAV können, sehen Deine Bibliotheken als Ordner. Sie bekommen ein eigenes App-Passwort, nie Dein normales.

1. Im Browser oben auf das Zahnrad „Verwaltung“ klicken und „Meine Geräte“ öffnen.
2. Auf „App-Passwort für WebDAV erstellen“ klicken und einen Namen eingeben, zum Beispiel den des Programms.
3. Adresse, Benutzername und App-Passwort ins Programm übernehmen. Das App-Passwort steht nur jetzt da.
4. Brauchst Du es nicht mehr: „App-Passwort widerrufen“.

Auf diesem PC behalten oder nur online

„Nur online“ belegt fast keinen Platz – die Datei wird erst beim Öffnen geladen. „Immer auf diesem Gerät“ liegt fest auf dem PC und ist auch ohne Internet da.

1. Im Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner klicken und „NeXtFile“ wählen.
2. „Auf diesem PC behalten“ wählen, um sie fest zu laden, oder „Speicherplatz freigeben“, um sie wieder nur online zu lassen.

Kacheln mit zwei Fingern größer oder kleiner

Wie groß die Kacheln in einem Ordner sind, stellst Du mit zwei Fingern ein – im Browser am Handy und am Tablet.

1. Den Ordner als Kacheln zeigen.
2. Zwei Finger auf die Kacheln legen und auseinanderziehen: Die Kacheln werden größer. Zusammenziehen: Sie werden kleiner.
3. Bei der kleinsten Größe weiter zusammenziehen: Der Ordner wird zur Liste. In der Liste auseinanderziehen: Es werden wieder Kacheln.

Am PC und am Mac geht es im Browser auch mit der Maus: die Strg-Taste (am Mac „control“) halten und am Mausrad drehen. Am Mac genügt das Trackpad: zwei Finger auseinander oder zusammen.

NeXtFile merkt sich die Größe für jeden Ordner, getrennt für Handy und PC. Mit einem Finger scrollst Du wie immer.

Zuletzt benutzt und Favoriten

1. Im Browser „Zuletzt“ öffnen. Am Handy steht es unter „Mehr“.
2. Oben zwischen „Von Dir verwendet“ und „Zuletzt geändert“ wechseln.
3. Einen Eintrag entfernen: mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Aus Zuletzt entfernen“ wählen.
4. Die ganze Liste leeren: „Liste löschen“. Das gilt auf allen Deinen Geräten, die Dateien bleiben, wo sie sind.

Favoriten: Rechtsklick auf eine Datei und „Zu Favoriten“, bei Ordnern „Ordner zu Favoriten“. Unter „Favoriten“ findest Du sie wieder, mit „Aus Favoriten entfernen“ nimmst Du sie heraus.

Suchen und finden

1. Im Browser oben ins Suchfeld tippen. Am PC kommst Du mit Strg + F oder / direkt dorthin.
2. NeXtFile sucht in den Namen. Mit „Im Inhalt suchen“ findet es auch Wörter in PDFs, Office-Dateien und Texten.
3. Mit Strg + Umschalt + F grenzt Du ein: nach Ort, Art, Datum, Größe und Inhalt.
4. Esc leert die Suche wieder.

Bescheid bekommen, wenn sich etwas tut

1. Rechtsklick auf einen Ordner und „Ordner beobachten“ wählen. Mit „Nicht mehr beobachten“ hörst Du wieder auf.
2. Neues steht unter „Hinweise“ (die Glocke). „Alle gelesen“ hakt alles ab.
3. Unter „Einstellungen: Mail, welche Hinweise“ legst Du fest, was Bescheid gibt: Änderungen in beobachteten Ordnern, geöffnete Links, neue Geräte, Konflikte und Löschungen, die auf Dich warten.
4. Per Mail kommen sie morgens um 7 Uhr, wenn es Ungelesenes gibt. Dafür braucht Dein Konto unter „Mein Konto“ eine E-Mail-Adresse.

Was Du selbst tust, meldet NeXtFile Dir nie. Du siehst nur, was Du auch öffnen darfst.

Zwei Ordner abgleichen

Mit „Synchronisieren“ hältst Du zwei Ordner gleich, zum Beispiel einen Arbeitsordner und seine Sicherung.

1. Im Browser mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und „Synchronisieren mit …“ wählen. Oder links „Synchronisieren“ öffnen und eine neue Sync-Aufgabe anlegen.
2. Die beiden Ordner A und B wählen.
3. Bei „Wie abgleichen?“ wählen: „Spiegeln“ macht B genau wie A, „Beidseitig“ gleicht in beide Richtungen ab, „Nur Neues“ bringt Neues von A nach B und löscht in B nie.
4. Auf „Anlegen und Vorschau“ klicken. Die Liste zeigt, was passieren würde. Prüfen, bestätigen und auf „Ausführen“ klicken.
5. Später genügt „Jetzt“ an der Aufgabe. Unter „Mehr Einstellungen (Konflikte, Filter, Zeitplan)“ legst Du fest, was bei Konflikten gilt und ob täglich abgeglichen wird.

Was beim Abgleichen ersetzt oder gelöscht wird, kommt in den Papierkorb, nie endgültig weg. Ist ein Ordner gerade nicht erreichbar, beginnt der Abgleich gar nicht erst.

Prüfsummen prüfen (MD5 und SHA-256)

Eine Prüfsumme zeigt, ob eine Datei unverändert ist, zum Beispiel nach dem Kopieren auf ein anderes Laufwerk.

1. Mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner klicken und „Prüfsumme (MD5/SHA-256)“ wählen. Der Server rechnet direkt, es wird nichts heruntergeladen.
2. Ein Klick auf eine Prüfsumme kopiert sie. Als Prüfdatei speicherst Du sie mit „Als .md5 speichern“ oder „Als .sha256 speichern“.
3. Eine Prüfdatei prüfen: Rechtsklick auf die .md5- oder .sha256-Datei und „Prüfsummen prüfen“. Oben steht dann „Alles in Ordnung“ oder, was abweicht oder fehlt.
4. Zwei Dateien oder Ordner vergleichen: beide markieren, Rechtsklick und „Vergleichen (Prüfsumme)“.
5. Dauert es lange, klickst Du auf „Pausieren“. Unter „Angehaltene Prüfungen“ geht es mit „Fortsetzen“ weiter, auch nach einem Neustart. Mit „Bericht speichern“ legst Du das Ergebnis als TXT oder CSV ab.

Fotos ansehen, ordnen und teilen

1. Im Browser links „Fotos“ öffnen. Oben wechselst Du zwischen „Zeitleiste“, „Alben“ und „Entdecken“.
2. Mit „Fotos auswählen“ wählst Du einzelne Fotos, mit dem Haken am Monat alle Fotos dieses Monats.
3. Für die Auswahl gibt es „Als Lieblingsfoto merken“, „Zum Album“, „Mit Personen teilen …“, „Verkleinert teilen …“, „Als ZIP“ und Ausblenden.
4. „Entdecken“ zeigt „An diesem Tag“, „Vor einem Jahr“, Orte, Kameras und „Doppelte“.
5. „Diashow“ zeigt Fotos nacheinander, auf Wunsch mit Musik aus Deinen Wiedergabelisten, zum Beispiel am Tablet oder Fernseher.

„Verkleinert teilen“ verschickt kleinere Bilder ohne Ortsangabe. In Links zeigt die Karte Orte nur ungefähr.

Videos und Musik abspielen

1. Im Browser links „Videos“ oder „Hörspiele & Musik“ öffnen.
2. Eine Serie, einen Film oder ein Hörspiel wählen und auf „Abspielen“ klicken. Mit „Weiterschauen“ geht es dort weiter, wo Du aufgehört hast.
3. Unterwegs Daten sparen: im Abspieler auf das Zahnrad „Qualität, Ton, Untertitel, Tempo“ klicken und bei „Qualität“ eine kleinere Stufe wie „Sparsam“ wählen.

Welche Ordner in „Videos“ und „Hörspiele & Musik“ erscheinen, legt ein Admin fest: Rechtsklick auf den Ordner und „Als Mediathek-Ordner: Videos“ oder „Als Mediathek-Ordner: Hörspiele & Musik“.

Sehen, was sich geändert hat

1. Im Browser links „Verlauf“ öffnen. Für einen einzelnen Ordner: Rechtsklick und „Verlauf …“.
2. Du siehst, wer wann was angelegt, geändert, umbenannt oder gelöscht hat, und mit welchem Gerät.
3. Gelöschtes holst Du direkt dort mit „Zurück“ aus dem Papierkorb.
4. Einzelne Zeilen nimmst Du mit dem Papierkorb-Symbol aus Deinem Verlauf. „Verlauf löschen“ leert die ganze Liste. Die Dateien selbst bleiben dabei unverändert.

Einen Ordner auf einen früheren Stand zurückholen

Die Zeitreise nimmt alle Änderungen ab einem Zeitpunkt zurück, zum Beispiel nach einem Versehen mit vielen Dateien.

1. Rechtsklick auf den Ordner und „Zeitreise für diesen Ordner …“ wählen. Oder links „Zeitreise“ öffnen und „Ganze Bibliothek“ oder den Ordner wählen.
2. Den Zeitpunkt wählen, zum Beispiel „Heute früh“ oder „Gestern Abend“.
3. Auf „Vorschau“ klicken. Du siehst, was zurückkommt, was den alten Stand bekommt und was in den Papierkorb geht.
4. Auf „Zeitreise ausführen“ klicken und bestätigen.

Hat es nicht gepasst: unter „Letzte Zeitreisen“ auf „Rückgängig machen“ klicken. Was seitdem jemand anderes geändert hat, bleibt, wie es ist.

Gemeinsam an einer Datei arbeiten

• Bearbeitet jemand gerade eine Datei, steht das an der Datei mit seinem Namen.
• Öffnest Du sie dann, wählst Du „Nur ansehen“ oder „Trotzdem öffnen“. Wer später speichert, bekommt eine Kopie daneben, es geht nichts verloren.
• Textdateien wie .txt, .md oder .csv schreibt ihr mit „Gemeinsam bearbeiten“ zu mehreren gleichzeitig. Jeder sieht die Änderungen der anderen sofort, „Gerade dabei“ zeigt, wer mitschreibt. Gespeichert wird von selbst.
• Gibt es zwei Fassungen derselben Datei, zeigt „Unterschiede ansehen“ beide nebeneinander. Bei Text steht ein fertiger Vorschlag darunter: prüfen und „Zusammenführen“ drücken.
• Sonst wählst Du „Original behalten“, „Kopie übernehmen“ oder „Beide behalten“. Die vorige Fassung bleibt immer als Version erhalten.

Frühere Fassung zurückholen

1. Im Browser mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und „Versionen …“ wählen. Im Explorer: „NeXtFile“ › „Versionen …“.
2. Die gewünschte Fassung auswählen.
3. Auf „Wiederherstellen“ klicken. Die jetzige Fassung bleibt dabei als Version erhalten – nichts geht verloren.

Gelöschtes wiederherstellen

1. Im Browser oben auf das Symbol „Papierkorb“ klicken. Im Explorer: Rechtsklick in den Ordner und „NeXtFile“ › „Gelöschte Dateien hier“.
2. Den Eintrag suchen und auf „Wiederherstellen“ klicken.

Wie lange Gelöschtes aufbewahrt wird, steht oben im Papierkorb. „Endgültig löschen“ und „Papierkorb leeren“ lassen sich nicht rückgängig machen.

Fragen und Antworten

Wo liegen meine Dateien?

Auf dem PC mit dem NeXtFile Server – oder auf einem Laufwerk in Deinem Heimnetz, das er nutzt. Unser Server, der NeXtHub, speichert keine Dateien.

Was sieht der NeXtHub?

Er kennt Dein Konto (E-Mail), Deine Geräte und Deine Adresse – nicht Deine Dateien. Meist verbinden sich Deine Geräte direkt mit Deinem Server. Nur wenn es nicht anders geht, laufen die Daten verschlüsselt über unseren Server, ohne dass er sie lesen kann.

Muss ich am Router etwas einstellen?

Nein. Am Router musst Du nichts einstellen und nichts freigeben.

Geht es auch ohne Internet?

Was „Immer auf diesem Gerät“ ist, kannst Du jederzeit öffnen. „Nur online“-Dateien brauchen eine Verbindung zum Server. Was Du in der Zwischenzeit änderst, gleicht NeXtFile ab, sobald der Server wieder erreichbar ist.

Kann ich NeXtFile auf mehreren Geräten nutzen?

Ja. Jedes Gerät meldet sich einzeln an und bekommt einen eigenen Schlüssel. Deine Geräte siehst Du im NeXtFile Client unter „Einstellungen“ › „Konten“ bei „Deine Geräte“. Im Browser öffnest Du oben das Zahnrad „Verwaltung“ und dort „Meine Geräte“ – als Admin heißt der Reiter „Geräte“.

Server und Geräte im Überblick

Im NeXtHub zeigt „Meine Server“ Deine Server mit Adresse, Version und letzter Meldung, dazu die Programme und Apps, die mit dem Konto angemeldet sind. Auch am Handy findest Du dort alles.

1. „Etwas verbinden“: Du wählst aus, was Du verbinden möchtest, und bekommst die passenden Schritte.
2. „Kopieren“ neben der Adresse: Die Adresse eines Servers steht in der Zwischenablage, zum Beispiel für ein weiteres Gerät.
3. „Vom Konto trennen“ am Server: Der Server verliert seine Adresse, sie gilt sofort nicht mehr. Anmeldungen mit dem Konto enden. Der Name bleibt 90 Tage für andere gesperrt. Die Daten auf dem Server bleiben erhalten.
4. „Entfernen“ bei einem Gerät: Das Programm meldet sich ab und muss neu verbunden werden. Deine Dateien bleiben erhalten.
5. „Benutzer an Deinen Servern“: Hier siehst Du die Konten Deiner Server. Ist ein Konto gesperrt, steht der Grund dabei.

Meldet ein Server länger nicht, zeigt die Übersicht das an. Läuft dann der Server und ist der PC eingeschaltet? Danach verschwindet der Hinweis von selbst.

Mail bekommen, wenn mit dem Server etwas nicht stimmt

1. Im NeXtHub „Meine Server“ öffnen.
2. In der Karte „Meldungen per Mail“ den Haken bei „Meldungen per Mail senden“ setzen.
3. Auswählen, worüber Du Bescheid bekommst: „Server nicht erreichbar“, „Speicher knapp“, „Sicherung fehlt“, „Zertifikat läuft ab“ und „Wächter läuft nicht“.
4. Auf Wunsch bei „Weitere Empfänger“ Adressen eintragen und auf „Speichern“ klicken.

Gemeldet wird zum Beispiel, wenn der Server 15 Minuten nicht erreichbar ist, weniger als 10 Prozent Speicher frei sind oder die letzte Sicherung älter als zwei Tage ist. Du bekommst höchstens eine Mail je Meldung und Tag, und eine, wenn wieder alles in Ordnung ist. Ändern darf nur der Inhaber des Kontos.

Wie melde ich ein Gerät ab oder deinstalliere NeXtFile?

1. Nur abmelden: im NeXtFile Client unter „Einstellungen“ › „Konten“ auf „Abmelden …“ klicken. Was auf dem PC liegt, bleibt erhalten.
2. Deinstallieren: in Windows unter „Apps“ den NeXtFile Client deinstallieren. Das Gerät meldet sich dabei beim Server ab.
3. Bei der Frage „Lokale Kopien behalten?“ ist „Ja“ empfohlen: Dateien auf dem PC bleiben als gewöhnliche Dateien. Auf dem Server bleibt in jedem Fall alles.

Am Mac meldest Du Dich im Fenster „NeXtFile Client“ unter „Server“ mit „Abmelden …“ ab.

Ein Gerät ist verloren gegangen

1. Im Browser oben auf das Zahnrad klicken und „Meine Geräte“ öffnen. Im NeXtFile Client geht es unter „Geräte“.
2. Beim Gerät auf „Verloren …“ klicken (im Client „Als verloren melden …“).
3. „Tresor überall sperren“ angehakt lassen. „Auch nicht hochgeladene Änderungen entfernen“ nur anhaken, wenn Du sicher bist: Diese Änderungen hat der Server nicht.
4. Auf „Verloren melden“ klicken.

Beim nächsten Kontakt meldet sich das Gerät ab und entfernt seine Offline-Dateien und Vorschauen. Auf dem Server bleibt alles. Solange es sich noch nicht gemeldet hat, steht „Als verloren gemeldet – wartet“ dabei, und mit „Verloren zurücknehmen“ bleibt es nur abgemeldet. Taucht es wieder auf, meldest Du Dich dort einfach neu an.

Wie lösche ich mein Konto?

Am NeXtHub anmelden, „Mein Konto“ öffnen und „Konto löschen“ wählen. Deine Dateien bleiben auf Deinem eigenen Server, bis Du sie selbst löschst.

So löschst Du Dein Konto

Der Download fragt nach einem Passwort

Die Setups auf dieser Seite sind mit einem Download-Passwort geschützt. Du bekommst es von uns oder von Deinem Betreuer.

1. Bei der Karte auf „Herunterladen“ klicken.
2. Das Download-Passwort eingeben und noch einmal auf „Herunterladen“ klicken. Es gilt, bis Du den Browser schließt.

Updates in den Programmen und Apps fragen nie danach. Nach mehreren falschen Versuchen ein paar Minuten warten.

Was kostet NeXtFile?

Das NeXtFile-Konto ist kostenlos. NeXtFile, NeXtDMS und NeXtControl nutzen dasselbe Konto.

Deine Frage war nicht dabei? Schreib uns – wir helfen gern.